Kas ir grāmatvedības ārpakalpojums
Grāmatvedības ārpakalpojums nozīmē, ka uzņēmums grāmatvedības kārtošanu uztic ārējam speciālistam, nevis algo grāmatvedi štatā. Uzņēmums saglabā pilnu finanšu funkciju – attaisnojuma dokumentu apstrādi, nodokļu deklarācijas, algu aprēķinu un gada pārskatu –, taču bez personāla atlases, darbavietas uzturēšanas un programmatūras licenču izmaksām.
Latvijas normatīvajā regulējumā šis pakalpojums nav brīvi pieejama nodarbošanās. Grāmatvedības likums lieto terminu ārpakalpojuma grāmatvedis un izvirza tam konkrētas prasības: izglītību grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā, Valsts ieņēmumu dienesta izsniegtu licenci un profesionālās darbības civiltiesiskās atbildības apdrošināšanu.
Praktiski tas nozīmē, ka uzņēmums, izvēloties licencētu ārpakalpojuma grāmatvedi, iegūst ne tikai pakalpojumu, bet arī atbildības segumu, kas noteikts likumā.
Ko par ārpakalpojuma grāmatvedi nosaka likums
Tirgū darbojas gan licencēti, gan nelicencēti pakalpojuma sniedzēji, un atšķirība kļūst redzama tikai tad, kad rodas problēma.
- Licence. Ārpakalpojuma grāmatvedim nepieciešama Valsts ieņēmumu dienesta licence. Tās esamību var pārbaudīt VID publiskajā ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā – tas ir atklāts, un pārbaude aizņem mazāk par minūti. SMAIDA Solutions, SIA licences numurs ir AGL0003786, spēkā no 2026. gada 13. augusta.
- Kvalifikācija. Likums nosaka minimālo izglītības līmeni. Papildus tam pastāv profesionālās kvalifikācijas, kas nav obligātas, bet raksturo sagatavotības pakāpi – ACCA ir starptautiski atzīta finanšu un grāmatvedības kvalifikācija.
- Apdrošināšana. Profesionālās darbības civiltiesiskās atbildības apdrošināšana ārpakalpojuma grāmatvedim ir obligāta, un tās minimālais apmērs ir sasaistīts ar klienta apgrozījumu. Ja kļūda pakalpojuma sniedzēja darbā rada uzņēmumam zaudējumus, seguma avots ir noteikts jau iepriekš.
Nelicencēts pakalpojuma sniedzējs var būt lētāks. Taču atbildība par grāmatvedības kārtošanu paliek uzņēmuma vadītājam, un tieši viņš atbild VID priekšā. Licencēts ārpakalpojuma grāmatvedis šo risku daļēji pārņem – ar likumā noteiktu atbildību un apdrošināšanu.
Kas ietilpst pakalpojumā
- Attaisnojuma dokumentu apstrāde – rēķinu, čeku, avansa norēķinu un bankas izrakstu apstrāde un iegrāmatošana grāmatvedības reģistros. Dokumentus var iesniegt elektroniski; papīra formāta dokumenti tiek digitalizēti.
- Pievienotās vērtības nodokļa deklarācijas – sagatavošana un iesniegšana Elektroniskās deklarēšanas sistēmā, tostarp priekšnodokļa atskaitīšanas pārbaude un darījumu ar Eiropas Savienības dalībvalstīm uzskaite.
- Algu aprēķins – bruto un neto algas aprēķins, valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas, iedzīvotāju ienākuma nodoklis, atvaļinājuma un slimības naudas aprēķins, darba devēja ziņojums. Neto algas aprēķinu no bruto var veikt arī patstāvīgi – vietnē pieejams algas kalkulators ar 2026. gada nodokļu likmēm.
- Gada pārskats – sagatavošana atbilstoši Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumam un iesniegšana noteiktajā termiņā.
- Saziņa ar Valsts ieņēmumu dienestu – deklarāciju iesniegšana, atbildes uz VID pieprasījumiem, pārstāvība ikdienas jautājumos.
- Vadības atskaites – peļņas vai zaudējumu aprēķins, naudas plūsmas pārskats un debitoru saraksts tādā periodiskumā, kāds uzņēmumam nepieciešams lēmumu pieņemšanai, ne tikai reizi gadā.
Ja uzņēmumam nepieciešams vairāk par uzskaiti – budžets, prognozes, investoriem sagatavoti skaitļi –, to sedz atsevišķs finanšu vadības ārpakalpojums. Sistēmu savienošanu un datu apriti starp tām sedz biznesa automatizācija.
Kā izskatās mēneša cikls
Grāmatvedības ārpakalpojums nav vienreizējs darbs – tas atkārtojas ik mēnesi vienā un tajā pašā ritmā.
- Mēneša laikā. Dokumenti tiek nodoti tādā tempā, kādā tie rodas. Nav jāgaida mēneša beigas un jāuzkrāj dokumenti mapē – jo ātrāk dokuments nonāk apstrādē, jo ātrāk atskaites atspoguļo reālo stāvokli.
- Mēneša sākumā. Iepriekšējā mēneša datu noslēgšana, banku izrakstu salīdzināšana, algu aprēķins.
- Līdz nākamā mēneša 23. datumam. Nodokļu samaksa vienotajā nodokļu kontā par pārskata mēnesi.
- Mēneša beigās. Vadības atskaites, ja tādas ir norunātas.
Šis ritms tiek dokumentēts, tāpēc tas nav atkarīgs no viena cilvēka atmiņas un neapstājas atvaļinājuma laikā.
E-rēķini: kas jau ir spēkā un kas gaidāms
Par e-rēķiniem tirgū valda zināma neskaidrība, tāpēc – precīzi.
Darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm strukturēts elektroniskais rēķins ir obligāts jau kopš 2025. gada 1. janvāra. Uzņēmumam, kas piegādā preces vai sniedz pakalpojumus valsts budžeta iestādēm, šī prasība ir spēkā tagad.
Uzņēmumu savstarpējos darījumos obligātais pienākums sākotnēji bija paredzēts no 2026. gada, taču Saeima 2025. gada 5. jūnijā pieņēma grozījumus Grāmatvedības likumā un termiņu pagarināja par diviem gadiem – līdz 2028. gada 1. janvārim.
Praktiskais secinājums: steigas nav, bet ir laiks sagatavoties bez spiediena. Uzņēmumiem, kas jau strādā ar valsts sektoru, prasība ir aktuāla šodien.
Ārpakalpojums vai grāmatvedis uzņēmuma štatā
Salīdzinājums ir jēdzīgs tikai tad, ja abās pusēs saskaita visas izmaksas.
Grāmatvedis štatā nozīmē bruto algu, valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas, darbavietu, grāmatvedības programmas licenci, apmācības un aizvietošanu atvaļinājuma vai slimības laikā. Mazā uzņēmumā šāda slodze bieži nav pilna – tiek apmaksāta pilna slodze par nepilnu darba apjomu.
Ārpakalpojums nozīmē maksu par faktisko apjomu. Programmatūra, kvalifikācijas uzturēšana un aizvietojamība ir pakalpojuma sniedzēja pusē.
- Izmaksu bāze: alga, nodokļi un darbavieta pret maksu par apjomu.
- Programmatūra: uzņēmuma izmaksas pret iekļautu pakalpojumā.
- Atvaļinājums un slimība: jārisina uzņēmumam pret pakalpojuma sniedzēja pusi.
- Atbildība par kļūdu: uzņēmumam pret likumā noteiktu un apdrošinātu.
Ārpakalpojums nav pareizā izvēle ikvienam uzņēmumam – sk. sadaļu par to, kam pakalpojums nav piemērots.
Kā mākslīgais intelekts iekļaujas darbā
Automatizācija šajā praksē neaizstāj grāmatvedi, bet pārņem atkārtojošos darbu: dokumentu nolasīšanu, darījumu klasificēšanu, datu pārnesi starp sistēmām un pārbaudes, kurās cilvēks noguris kļūdās.
Robeža ir novilkta skaidri: spriedumu pieņem un par to atbild licencēts grāmatvedis. Automatizācija sagatavo, cilvēks izlemj. Tas attiecas gan uz darījumu klasifikāciju strīdīgos gadījumos, gan uz nodokļu piemērošanu, gan uz gada pārskata sagatavošanu.
Ieguvums uzņēmumam ir divējāds: īsāks laiks no dokumenta līdz atskaitei un mazāka pārrakstīšanās kļūdu iespēja.
Kā notiek pāreja no cita grāmatveža
Pāreja ir biežākais iemesls, kāpēc uzņēmumi atliek grāmatveža maiņu. Praksē tā notiek šādi.
- Saruna un apjoma novērtēšana. Tiek noskaidrots darījumu apjoms, darbinieku skaits, PVN statuss un izmantotā sistēma.
- Dokumentu un atlikumu pārņemšana. No iepriekšējā grāmatveža tiek saņemti grāmatvedības reģistri un atlikumi. Atlikumi tiek pārbaudīti, nevis pārņemti akli.
- Neatbilstību saskaņošana. Ja atrodas nesakritības, tās tiek fiksētas un saskaņotas pirms darba uzsākšanas, nevis atklātas gada beigās.
- Darba uzsākšana. Pakalpojums sākas ar nākamo pārskata periodu, bez pārtraukuma deklarāciju iesniegšanā.
Piemērotākais brīdis pārejai ir pārskata gada vai ceturkšņa sākums, taču pāreja ir iespējama arī gada vidū.
Ko nodrošina uzņēmums
Ārpakalpojums nenozīmē, ka uzņēmumam vairs nav nekādu pienākumu. Lai grāmatvedība būtu precīza un termiņi tiktu ievēroti, no uzņēmuma puses nepieciešams:
- Dokumenti laikus. Attaisnojuma dokumenti tiek nodoti norunātajā termiņā. Kavēts dokuments nozīmē vai nu neprecīzu deklarāciju, vai labojumu vēlāk.
- Piekļuve bankas kontu izrakstiem. Parasti to nodrošina automātiska datu apmaiņa; ja tā nav pieejama, izraksti tiek nodoti manuāli.
- Informācija par darbinieku izmaiņām. Pieņemšana darbā, atbrīvošana, atvaļinājumi un darbnespēja jāpaziņo pirms algu aprēķina.
- Skaidrība par neskaidriem darījumiem. Ja darījuma būtība nav nolasāma no dokumenta, tā jāizskaidro. Grāmatvedis nedrīkst uzminēt.
- Atbildīgā persona. Uzņēmumā jābūt vienam cilvēkam, ar kuru saskaņot jautājumus.
Šie punkti tiek fiksēti līgumā, lai vēlāk nebūtu jāstrīdas par to, kurš ko bija apsolījis.
Pēc kā var saprast, vai grāmatvedība ir kārtībā
Uzņēmuma vadītājam nav jābūt grāmatvedim, lai novērtētu pakalpojuma kvalitāti. Pietiek ar dažām pazīmēm:
- Atskaites ir pieejamas tad, kad tās ir vajadzīgas, nevis tikai pēc gada noslēguma.
- Bankas konta atlikums grāmatvedībā sakrīt ar faktisko. Tas ir vienkāršākais tests un pirmais, kas neizdodas nolaidīgā uzskaitē.
- Deklarācijas tiek iesniegtas bez precizējumiem. Regulāri precizējumi nozīmē, ka dati apstrādes brīdī nebija pilnīgi.
- Uz jautājumiem tiek atbildēts saprotamā valodā. Ja skaidrojums sastāv tikai no kontu numuriem, tas nav skaidrojums.
- Nav pārsteigumu gada beigās. Nodokļu saistībām, kas rodas gada pārskata sagatavošanas laikā, nav jābūt jaunumam.
Kam pakalpojums ir piemērots
- mikrouzņēmumiem un jaunizveidotām sabiedrībām ar ierobežotu atbildību;
- augošiem uzņēmumiem, kuriem darījumu apjoms ir pārsniedzis to, ko vadītājs spēj apstrādāt pats;
- ārvalstu kapitāla uzņēmumiem, kas darbojas Latvijā un kuriem nepieciešama saziņa angļu valodā;
- uzņēmumiem, kas maina grāmatvedi un vēlas, lai pāreja notiktu kontrolēti.
Kam pakalpojums nav piemērots
Ārpakalpojums, visticamāk, nav pareizā izvēle, ja:
- uzņēmumam nepieciešams grāmatvedis, kas fiziski atrodas birojā katru dienu;
- uzskaite ir tik apjomīga, ka nepieciešama vairāku cilvēku komanda pilnā slodzē;
- uzņēmums meklē pakalpojuma sniedzēju, kas piekritīs iegrāmatot dokumentus bez to pārbaudes.
Cenas
Cenas sākas no 149 € mēnesī un ir atkarīgas no apjoma – attaisnojuma dokumentu skaita, darbinieku skaita un PVN statusa. Precīzs piedāvājums tiek sagatavots pēc sarunas, bez saistībām. Skatīt cenu salīdzinājumu →
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai mākslīgais intelekts pieņem lēmumus uzņēmuma grāmatvedībā?
Nē. Automatizācija veic datu ievadi, klasificēšanu un pārbaudes. Katru spriedumu pieņem licencēts grāmatvedis, un atbildību par to uzņemas viņš.
Kā tiek kārtota saziņa ar Valsts ieņēmumu dienestu?
Deklarācijas un pārskati tiek sagatavoti un iesniegti Elektroniskās deklarēšanas sistēmā. Atbildes uz VID pieprasījumiem ikdienas jautājumos tiek sagatavotas pakalpojuma ietvaros.
Vai SMAIDA ir licencēts ārpakalpojuma grāmatvedis?
Jā. SMAIDA Solutions, SIA ir Valsts ieņēmumu dienesta licencēts ārpakalpojuma grāmatvedis – licence Nr. AGL0003786, spēkā no 2026. gada 13. augusta. Licenci var pārbaudīt VID publiskajā ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā.
Vai grāmatveža maiņa ir sarežģīta?
Nē. Dokumentu un atlikumu pārņemšana notiek pakalpojuma ietvaros. Uzņēmumam jānodrošina piekļuve iepriekšējiem grāmatvedības reģistriem un jāinformē iepriekšējais pakalpojuma sniedzējs.
Kā tiek nodrošināta datu drošība?
Dati tiek glabāti un apstrādāti atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai. Piekļuve ir uzņēmuma pilnvarotajām personām un pakalpojuma sniedzējam.
Vai e-rēķini jau ir obligāti?
Darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm – jā, kopš 2025. gada 1. janvāra. Uzņēmumu savstarpējos darījumos pienākums stāsies spēkā 2028. gada 1. janvārī.
Vai pakalpojums ir pieejams angļu valodā?
Jā. Saziņa un atskaites ir pieejamas angļu valodā.
No kura brīža var sākt?
Pilns pakalpojums pieejams no 2026. gada 1. septembra. Sarunu un vietas rezervēšanu var veikt jau tagad.