Lielākā daļa grāmatvedības darba joprojām ir manuāla: rēķini tiek pārrakstīti, dati pārcelti no vienas sistēmas otrā, atskaites saliktas ar roku. Tas maksā laiku un rada kļūdas — un lielāko daļu no tā vairs nav nepieciešams darīt cilvēkam.
Ko var automatizēt
Dokumentu apstrāde
Rēķini, pavadzīmes un līgumi tiek nolasīti automātiski — dati nonāk sistēmā bez pārrakstīšanas. Tas ir vieta, kur parasti aiziet visvairāk laika un rodas visvairāk kļūdu.
Transakciju klasifikācija
Bankas darījumi tiek atpazīti un piekārtoti kontiem automātiski. Sistēma mācās no iepriekšējiem lēmumiem, tāpēc ar laiku prasa arvien mazāk labojumu.
Sistēmu savienošana
CRM, ERP, bankas konts un grāmatvedības programma sāk runāt savā starpā. Dati pārvietojas paši, nevis caur eksportu un importu.
Atskaites, kas ģenerējas pašas
Naudas plūsmas pārskats, KPI panelis vai rentabilitātes atskaite — sagatavoti automātiski un pieejami tad, kad vajag, ne nedēļu pēc pieprasījuma.
Viedā prognozēšana
Naudas plūsmas un pieprasījuma modeļi, kas balstās uz taviem vēsturiskajiem datiem — lai lēmumi būtu uz skaitļiem, ne uz sajūtu.
Ja nepieciešams, veidoju arī pielāgotus risinājumus konkrētām vajadzībām — piemēram, resursu plānošanas vai rentabilitātes kontroles rīkus.
Par AI — skaidri un bez pārspīlējumiem
Mākslīgais intelekts šeit nav mārketinga vārds. Bet ir divas lietas, ko gribu pateikt tieši:
AI nepieņem galīgos lēmumus. Tas izgūst datus, klasificē un iesaka. Katru lēmumu, kam ir sekas — nodokļu klasifikācija, atskaites saturs, gada pārskata pozīcijas — pārbauda un apstiprina cilvēks. Un par to atbild cilvēks ar ACCA kvalifikāciju, ne algoritms.
Tavi dati netiek izmantoti AI modeļu apmācībai. Izmantoju risinājumus un iestatījumus, kas to neļauj. Grāmatvedības dati ir konfidenciāli, un tehnoloģija to nemaina.
E-rēķini — kāpēc tas ir svarīgi tagad
Latvijā e-rēķini valsts iestādēm ir obligāti kopš 2025. gada, un savstarpējos darījumos starp uzņēmumiem tie kļūs obligāti 2028. gadā.
Uzņēmumiem, kas dokumentu apriti sakārto laikus, pāreja būs tehniska formalitāte. Tiem, kas gaidīs līdz termiņam, tā būs steiga. Automatizācija šo jautājumu atrisina pa ceļam. Ja dokumentu aprite pašlaik notiek caur grāmatvedības ārpakalpojumu, e-rēķinu gatavība jau ir tā daļa.
Kā tas sākas
- 1. Apskatām, kur aiziet laiks. Kuri darbi atkārtojas katru mēnesi un cik stundu tie prasa.
- 2. Izvēlamies, ko automatizēt vispirms. Sākam ar to, kas dod lielāko ieguvumu ar mazāko piepūli — parasti dokumentu apstrāde.
- 3. Ieviešam pakāpeniski. Nevis viss uzreiz, bet solis pa solim, lai ikdiena netiek pārtraukta.
- 4. Mērām rezultātu. Cik stundu ietaupīts, cik kļūdu mazāk.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai man jāmaina esošā grāmatvedības programma?
Parasti nē. Lielākā daļa risinājumu strādā ar to, kas jau ir.
Cik ilgs ir ieviešanas laiks?
Vienkāršu procesu automatizācija ir dienu jautājums. Sistēmu integrācija — nedēļu. To pasaku pēc pirmās sarunas, ne pirms.
Vai tas ir tikai lieliem uzņēmumiem?
Nē. Bieži vien tieši mazam uzņēmumam ietaupījums ir jūtamāks, jo tur manuālo darbu dara īpašnieks pats.
Kas notiek, ja AI kļūdās?
Tāpēc katru lēmumu apstiprina cilvēks. Atbildība par rezultātu paliek pie manis, ne pie tehnoloģijas.
Vai automatizācija ir jāpērk atsevišķi no grāmatvedības?
Nē. Ja saņem grāmatvedības ārpakalpojumu, automatizācija ir daļa no tā, kā es strādāju. Atsevišķi tā ir vajadzīga tiem, kam grāmatvedība jau ir citur.